Por qué las devoluciones a proveedores pierden dinero sin que se note
Imagine una tienda especializada un jueves. Llega una caja con seis artículos estrellados. El encargado de almacén los deja en un anaquel del fondo, escribe "DEVOLUCIÓN" en la caja y le manda un correo al representante de ventas desde su cuenta personal. Tres semanas después, el dueño está conciliando el estado de cuenta del proveedor y hace una pregunta sencilla: ¿alguna vez nos dieron crédito por esa caja? Nadie sabe de qué orden de compra salió, si el proveedor emitió un número de autorización de devolución, si la caja se envió o si los artículos estrellados todavía cuentan como inventario disponible para venta. Esa escena es una ilustración, no un cliente de TwoQM.
La mayoría de las tiendas pequeñas maneja devoluciones a proveedores. El punto débil es que la devolución vive en un anaquel y en una cadena de correos, en lugar de vivir en la línea de la orden de compra de donde salió.
En TwoQM ya escribimos sobre cómo mantener sincronizado el inventario en línea y el de tienda. Ese artículo trata de los conteos entre canales. Este es más específico: qué pasa cuando la mercancía tiene que regresar al proveedor y cómo asegurarse de que el crédito realmente vuelva a usted.
Aquí va un ejemplo original, no un resultado medido. Una tienda con dos sucursales devuelve mercancía dañada, mal surtida o de sobreinventario a una docena de proveedores. Cada proveedor tiene su propio proceso: algunos piden un número de autorización de devolución (RA o RMA) antes de que se envíe cualquier cosa, otros piden fotos, otros emiten una nota de crédito y otros mandan un reemplazo. Sin un registro por cada devolución, las fallas más comunes se ven así:
Sin vínculo con la orden de compra. La devolución no se puede cotejar con lo que se pidió, se recibió y se facturó.
Sin número de RA registrado. La caja sale sin la referencia del proveedor y el proveedor no la encuentra en su sistema.
La mercancía sigue "disponible". Los artículos que esperan regresar siguen apareciendo como disponibles, así que los conteos y los puntos de reorden se desvían.
Se vence el plazo de devolución. Los términos del proveedor suelen fijar una fecha límite y nadie la está vigilando.
El crédito nunca se concilia. Llega una nota de crédito, pero nadie la liga a la factura original, así que el estado de cuenta nunca cuadra.
Inicie cada devolución desde la línea de la orden de compra
La solución es abrir la devolución al proveedor desde la línea de la orden de compra, no desde una nota adhesiva. Cada registro de devolución lleva los mismos campos:
Número de orden de compra y línea. SKU o artículo, cantidad recibida y costo unitario de la orden.
Cantidad a devolver y motivo. Dañado, artículo equivocado, surtido de más, defectuoso o sobreinventario, con códigos de motivo que define su tienda.
Evidencia. Fotos del daño y de la lista de empaque, adjuntas al registro.
Número de RA del proveedor. Además de la fecha en que se solicitó, la fecha en que se emitió y quién lo emitió del lado del proveedor.
Plazo de devolución. La fecha límite según los términos de ese proveedor, capturada por una persona que los leyó.
Envío. Paquetería, número de rastreo, fecha de envío y quién empacó.
Resultado esperado. Nota de crédito, reemplazo o reembolso, y el monto o la cantidad que espera.
Resultado real. Referencia y monto de la nota de crédito, o reemplazo recibido, más cualquier cargo de reabastecimiento que haya aplicado el proveedor.
Asigne a cada registro un estado que su personal pueda leer de un vistazo: marcada, RA solicitada, RA emitida, empacada, enviada, crédito pendiente, crédito conciliado, cerrada o rechazada. Su tienda decide las etiquetas; el software solo hace cumplir la estructura que usted defina.
Mantenga honesto el inventario mientras espera
En cuanto se marca una devolución, mueva esas unidades a una ubicación no vendible, como "retención para devolución a proveedor", en su sistema de inventario o punto de venta. Siguen en sus libros, pero no deben aparecer en el sitio web ni en el conteo de anaquel. Cuando la caja se envía, salen del inventario contra la línea de la orden de compra. Cuando llega un reemplazo, se recibe contra la misma orden para que el rastro quede en un solo lugar.
Concilie el crédito con la factura original
Una devolución no termina cuando la caja sale. Termina cuando el crédito o el reemplazo se concilia con la orden de compra y la factura originales. Alguien de su equipo debe ser responsable de esa conciliación, y el registro debe mostrar quién la confirmó y cuándo. Cómo se registran los créditos en su sistema contable es una decisión suya y de su contador; el registro de devolución simplemente hace que la evidencia sea fácil de encontrar.
Dónde ayudan los sistemas conectados y la automatización
Las órdenes de compra suelen vivir en una herramienta, los conteos en el punto de venta, los correos del proveedor en una bandeja de entrada y los créditos en el software contable. Los sistemas conectados pueden ligar todo eso a un solo registro de devolución para que nadie vuelva a capturar la línea de la orden ni busque el correo con el número de RA. La automatización de negocio común puede encargarse de los recordatorios:
RA solicitada pero no emitida después del número de días que fije su equipo.
Plazo de devolución por vencer para todo lo que siga en el anaquel de retención.
Enviada pero sin crédito después del periodo que espera de ese proveedor.
Crédito recibido pero sin conciliar con su factura original.
Dónde ayuda la IA y dónde se detiene
La IA puede redactar el correo de solicitud de RA a partir de la línea de la orden, el código de motivo y las fotos; resumir una respuesta larga del proveedor en el siguiente paso; y preparar una versión en inglés o en español para el personal bilingüe. Una persona revisa cada borrador antes de enviarlo. La IA no aprueba devoluciones, no decide si un proveedor debe un crédito, no marca un crédito como recibido ni cambia conteos de inventario por su cuenta.
Por dónde empezar esta semana
Vaya a su anaquel del fondo y haga una lista de todo lo que espera regresar a un proveedor. Para cada artículo, intente anotar el número de orden de compra, el número de RA, la fecha límite de devolución y el crédito que espera. Si esa lista le toma una tarde entera de buscar en correos, empiece con un registro de devolución por cada línea de orden de compra y un estado que todos puedan ver.
TwoQM desarrolla sistemas conectados, automatización y software a la medida para negocios de comercio minorista y en línea. Si las devoluciones a proveedores le están costando créditos que nunca reclama, TwoQM puede delimitar un flujo de devoluciones alrededor de las herramientas de punto de venta, inventario y contabilidad que ya usa. En precios se explica cómo se delimitan las aplicaciones de negocio, los sistemas y el software a la medida.
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