Dónde se pierden los prospectos de las casas abiertas
Una casa abierta puede ser las dos horas más ocupadas de la semana de un agente. Pasan vecinos, una pareja que "solo está viendo" pregunta por las escuelas, un inversionista quiere las reglas de la asociación de propietarios y un comprador primerizo pregunta si usted trabaja con personas que todavía no han hablado con un prestamista. Para el domingo en la noche, esas conversaciones viven en una hoja de registro en papel, unas cuantas tarjetas de presentación, la app de notas de un teléfono y quizá un formulario en tableta que le manda un correo a un solo agente.
Para el miércoles, la mitad ya se enfriaron. No porque al agente no le importara, sino porque el prospecto nunca llegó a un registro compartido que la correduría pudiera ver, asignar y darle seguimiento.
Este artículo es para corredores y equipos inmobiliarios pequeños que quieren que los visitantes de una casa abierta lleguen a un solo lugar con el contexto correcto. TwoQM desarrolla software a la medida, flujos de CRM, automatización, integraciones de inteligencia artificial, sitios web y sistemas conectados para negocios cuyas herramientas no le entregan el trabajo a la persona correcta.
Este es un ejemplo original, no un cliente de TwoQM ni un resultado medido. Un equipo de cinco agentes organiza cuatro casas abiertas un sábado. Dos agentes usan una app de registro ligada a sus cuentas personales. Uno usa papel. Otro usa el formulario de la correduría, que le manda un correo al agente pero no crea un registro de contacto. El lunes, el líder del equipo pregunta cuántos visitantes llegaron y cuáles pidieron una consulta como compradores. Nadie puede contestar sin cuatro conversaciones distintas.
Pida menos datos, pero los correctos
Los formularios largos se brincan o se llenan con correos falsos. Pida solo lo que de verdad va a usar en el seguimiento:
Nombre y un medio de contacto preferido. Teléfono o correo, y si le parece bien recibir un mensaje de texto.
Su situación con un solo toque. Vecino, piensa comprar pronto, apenas empieza, ya trabaja con un agente o inversionista. "Ya trabaja con un agente" importa: respete esa relación y no la persiga.
Lo que preguntó. Un campo corto de notas para el agente, no para el visitante: "preguntó por zona de inundación", "quiere tres recámaras cerca de la primaria", "necesita vender primero".
Permiso para darle seguimiento. Una casilla clara para correo y otra separada para mensajes de texto.
Idioma preferido. Inglés, español o ambos. En el sur de Texas, dar seguimiento en el idioma preferido del visitante es parte de un buen servicio.
La propiedad, la fecha y el agente anfitrión deben llenarse solos a partir del evento de casa abierta. El visitante nunca debería escribir la dirección de la casa en la que está parado.
Envíe los prospectos a un registro compartido, no a la bandeja de una persona
Cada registro debe crear o actualizar un contacto en el CRM de la correduría, vinculado a la propiedad en venta y al evento de casa abierta. Si el visitante ya existe como contacto, el sistema debe agregar la visita a su historial en lugar de crear un duplicado.
Después, asigne por regla, no de memoria:
Piensa comprar pronto y no tiene agente. Se asigna al agente anfitrión con una tarea de seguimiento para el siguiente día hábil.
Vecino. Se etiqueta para las novedades del vecindario del agente de la propiedad, si aceptó recibirlas.
Inversionista. Se agregan al contacto los documentos de la propiedad y las preguntas que hizo.
Ya tiene agente. Se anota y se detiene. Sin secuencias automáticas de seguimiento.
El corredor o líder del equipo debe ver un solo tablero: cada casa abierta de la semana, cuántos visitantes hubo y qué seguimientos están atrasados.
Los mensajes de seguimiento también son publicidad
Texas tiene reglas específicas aquí. Las preguntas frecuentes de la Texas Real Estate Commission (TREC) señalan que, por lo general, el aviso Information About Brokerage Services (IABS) no se requiere para una conversación en una casa abierta que trata sobre esa misma propiedad. Pero la TREC también define la publicidad de forma que incluye correos electrónicos y mensajes de texto, y sus reglas exigen que los anuncios incluyan el nombre del corredor responsable. Eso significa que su correo automático de "gracias por visitarnos" y cualquier mensaje de texto de seguimiento deben llevar el nombre de la correduría como lo pida su corredor. Cuando una conversación se vuelve una plática sustancial sobre una propiedad específica más allá de esa casa abierta, pueden aplicar las reglas del IABS. Su corredor define la política; este artículo es una guía de flujo de trabajo, no asesoría legal. Consulte las preguntas frecuentes de la TREC sobre Information About Brokerage Services (en inglés).
Un buen software hace que la versión correcta sea la predeterminada: plantillas con el nombre de la correduría ya incluido en la firma, un indicador de permiso que bloquea los mensajes de texto si la casilla no se marcó, y un registro de lo que se envió y cuándo.
Primero automatización, la inteligencia artificial como borrador
Use automatización de procesos sencilla para los pasos predecibles: un correo de agradecimiento el mismo día en el idioma del visitante, una tarea para el agente al día siguiente, un recordatorio cuando un prospecto prioritario no tiene contacto registrado después de dos días hábiles, y un resumen semanal para el vendedor con el número de visitantes, sin datos personales.
La inteligencia artificial puede ayudar con las notas desordenadas del agente. Un modelo puede convertir "preguntó por zona de inundación, quiere 3 recámaras cerca de la primaria, necesita vender su condominio primero" en un resumen ordenado del contacto y un borrador de seguimiento que mencione esos puntos. El agente lo revisa y lo envía. La inteligencia artificial no debe inventar datos de la propiedad ni prometer nada que la propiedad no respalde.
Conecte también el sitio web
Los visitantes que se registran muchas veces visitan su sitio web esa misma noche. Si las páginas de sus propiedades y sus formularios de contacto alimentan el mismo CRM, el agente ve la visita a la casa abierta y la consulta posterior en el sitio web en una sola línea de tiempo, en lugar de en dos lugares. TwoQM ya ha desarrollado este tipo de sistema interno para una correduría; consulte el caso de RCR Real Connect Realty para ver su alcance verificado: un sistema interno de correduría con gestión de transacciones y flujos de negocio conectados, junto con el sitio web público. Encontrará más sobre nuestro enfoque para corredurías en la página de bienes raíces.
Una prueba sencilla antes de su próxima casa abierta
Pregúntele a cada agente dónde están ahorita los visitantes del sábado, y si el corredor puede verlos sin preguntar. Si la respuesta incluye un teléfono personal, el proceso necesita un hogar compartido.
Si su equipo quiere conectar en un solo lugar los registros de casas abiertas, la asignación en el CRM y las tareas de seguimiento, TwoQM puede trazarlo con usted.