Qué debe contener un registro de admisión previo al asunto
Imagine un martes por la mañana en un despacho pequeño. Un posible cliente llama por una disputa con un arrendador comercial. La recepcionista anota el nombre de la persona en una libreta, un abogado busca ese único nombre en el software del despacho, no encuentra nada y la consulta queda agendada. Dos semanas después, alguien se da cuenta de que la empresa matriz del arrendador es un cliente actual, registrado con otro nombre comercial. Nadie se saltó la verificación. La verificación solo fue tan buena como los nombres que recibió.
Esa escena es una ilustración, no un cliente de TwoQM. Pero muestra una brecha común: la mayoría del software para despachos organiza todo alrededor de un número de asunto, y la verificación de conflictos tiene que hacerse antes de que ese número exista. La información que se captura en ese lapso suele ser la menos estructurada de la oficina: notas de llamadas, correos reenviados y un cuadro de texto libre. TwoQM desarrolla software a la medida, flujos de CRM y sistemas conectados para despachos de abogados que quieren que ese registro previo al asunto esté completo y se pueda buscar.
TwoQM desarrolla las herramientas. No da asesoría legal ni de ética profesional. Las reglas de conducta profesional que aplican a su despacho, su política de conflictos y su asesor de ética deciden qué se verifica y quién lo aprueba.
Este es un ejemplo original, no un resultado medido. En lugar de un solo cuadro de notas, el registro de admisión tiene campos separados y estructurados:
Posible cliente. Nombre legal completo, otros nombres que haya usado (nombres anteriores, nombres que aparecen en documentos) y, si es una empresa: razón social, nombres comerciales (d/b/a) y cualquier empresa matriz o afiliada que la persona mencione.
Partes contrarias. Una fila por cada persona o empresa, cada una con su papel, no una lista separada por comas.
Otras partes relacionadas. Cónyuges, socios, fiadores, empleadores, aseguradoras o cualquier otro papel que la política de su despacho indique buscar.
Tipo de asunto y una descripción breve y neutral. Lo suficiente para juzgar si dos asuntos están relacionados, no la historia completa.
Origen y datos de admisión. Fecha, canal y el miembro del personal que la recibió.
Estado de la verificación. Pendiente, posible coincidencia en revisión, aprobada o rechazada, con el nombre del abogado responsable y la fecha de la decisión.
Una persona o empresa por fila, cada una con su papel: esa es la diferencia entre una lista que se puede buscar y un párrafo que hay que volver a leer.
Primero recabe lo que la verificación necesita
Cuánto preguntar antes de aprobar una verificación es una decisión de política de su despacho, no una configuración predeterminada del software. Como referencia, la Regla Modelo 1.18 de la ABA sobre los deberes hacia posibles clientes (en inglés) trata la información que se recibe de posibles clientes y menciona tomar medidas razonables para no exponerse a más información de la razonablemente necesaria para decidir si se representa a alguien. Cada estado adopta su propia versión de las reglas modelo, así que la regla de su estado y su asesor son los que mandan.
Dondequiera que su despacho ponga ese límite, el software puede seguirlo. El formulario de admisión puede pedir primero nombres y papeles, y dejar los campos de relato detallado para cuando la verificación esté marcada como aprobada, si esa es la política que usted elige.
Haga que la búsqueda coincida con cómo aparecen los nombres en realidad
Una búsqueda de conflictos que solo encuentra la ortografía exacta pasa por alto justo los nombres que más importan. Algunas decisiones de diseño ayudan:
Comparar con y sin acentos ni signos de puntuación, para que aparezcan tanto Muñoz como Munoz, u O'Brien y OBrien.
Buscar cada apellido por separado cuando alguien usa dos, algo común en muchas familias hispanohablantes, y buscar los nombres con guion en ambos sentidos.
Ignorar sufijos como LLC o Inc. al comparar nombres de empresas, y buscar los nombres comerciales junto con las razones sociales.
Buscar en todos los lugares que cubre su política: clientes actuales y anteriores, partes contrarias de asuntos pasados y posibles clientes anteriores que su despacho conserve en sus registros.
El software muestra posibles coincidencias. Una persona revisa cada una y registra la decisión. El software nunca aprueba un conflicto por su cuenta.
A dónde va el registro después de la verificación
Cuando una verificación se aprueba, los campos de admisión deben pasar al nuevo asunto en lugar de capturarse otra vez, y el número de asunto debe enlazarse con el registro de admisión para que el historial sea fácil de encontrar. Cuando se rechaza a un posible cliente, el registro puede seguir disponible para búsquedas futuras durante el tiempo que indique su política de conservación.
Si su software de gestión del despacho acepta ese traspaso mediante una integración o una importación se confirma al definir el alcance. A veces sus funciones integradas de admisión y conflictos son suficientes una vez que los campos están bien configurados, y no hace falta nada a la medida. Después de la aprobación, la siguiente etapa es la agenda y los documentos, que se explica en admisión de consultas y recopilación de documentos del asunto.
Primero automatización, luego borradores de IA que revisa una persona
La automatización de negocio común se encarga de la rutina: avisar al abogado revisor cuando una búsqueda arroja posibles coincidencias, recordar a la oficina cuando una verificación sigue pendiente más tiempo del plazo que fije su despacho y evitar que se agende una consulta hasta que el estado diga aprobada, si esa es su política.
La IA puede ayudar de maneras limitadas y revisables, dentro de los límites de información que su despacho apruebe: sugerir variantes de ortografía que vale la pena buscar, o convertir una lista de posibles coincidencias en una nota breve de revisión para el abogado. Nunca decide si existe un conflicto, nunca aprueba una verificación y nunca contacta a nadie.
Por dónde empezar esta semana
Tome cinco notas de admisión recientes. En cada una, anote todas las personas y empresas que menciona y marque cuáles se buscaron de verdad. Después escriba los papeles de las partes que su despacho quiere capturar en cada consulta nueva y quién registra la decisión de aprobación. Esa lista corta es la especificación de un mejor registro de admisión.
Si quiere una admisión para verificación de conflictos que capture cada nombre antes de que exista un número de asunto, TwoQM puede definir el alcance de un registro de admisión estructurado y su conexión con el software que su despacho ya usa. En Precios se explica cómo se define el alcance de apps de negocio, sistemas y software a la medida. Nada de esto es asesoría legal ni de ética profesional.
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