Qué falla cuando el trabajo de flotilla se ve igual que el de mostrador
Imagine una empresa de jardinería que lleva sus nueve camionetas y remolques al mismo taller independiente. A fin de mes, su gerente de oficina pide una sola cosa: un resumen de lo que se le hizo a cada unidad, con qué orden de compra y cuánto se debe todavía. En el mostrador del taller se puede consultar cada orden de reparación, pero las órdenes de flotilla están mezcladas con cambios de aceite sin cita y trabajos de frenos de clientes de mostrador. Alguien pasa una tarde armando el resumen a mano, y la factura sale tarde.
El trabajo de flotilla es valioso porque se repite. También sigue reglas distintas a las del cliente de mostrador: las aprobaciones vienen de un contacto de la flotilla y no del chofer, el pago suele ser a crédito y no al recoger el vehículo, y el cliente quiere reportes por unidad, no por visita. Cuando las órdenes de flotilla y de mostrador pasan por la misma fila sin distinción, esas reglas se pierden.
TwoQM ya escribió sobre cómo encaminar solicitudes de servicio, aprobaciones de presupuesto y avisos de entrega y sobre el estado de refacciones de pedido especial visible para asesores y clientes. Este artículo trata del lado de la facturación en las cuentas de flotilla: marcar el trabajo de flotilla en el momento en que ocurre para que el resumen mensual se arme solo, en lugar de reconstruirse a fin de mes.
Este es un ejemplo original, no un cliente de TwoQM ni un resultado medido. Un taller atiende algunas flotillas pequeñas: una empresa de plomería, una cuadrilla de mantenimiento de propiedades y una organización sin fines de lucro con dos camionetas. Los choferes dejan los vehículos y a veces aprueban el trabajo ellos mismos. Las órdenes de reparación anotan el nombre del chofer, pero no el número de unidad ni la orden de compra. Algunas órdenes de flotilla se pagan con tarjeta en el mostrador y otras se cargan a la cuenta, y nadie está seguro de cuáles. A fin de mes, el cliente de flotilla disputa un cargo porque el chofer lo aprobó sin que su oficina lo supiera.
Las causas más comunes:
La orden de reparación no tiene marca de cuenta. El trabajo de flotilla no se identifica como tal cuando se abre la orden.
El número de unidad es opcional. Sin el número de unidad o activo del cliente, el resumen no se puede organizar por vehículo.
Las reglas de aprobación viven en la memoria. Quién puede aprobar, y hasta qué monto, solo lo sabe un asesor.
La forma de pago no está clara. El pago orden por orden y la facturación a la cuenta se mezclan.
Marque el trabajo de flotilla cuando se abre la orden
El resumen empieza en la recepción del vehículo, no a fin de mes. Para cada cuenta de flotilla, guarde en el registro de la cuenta:
Personas autorizadas para aprobar. Los contactos de la flotilla que pueden aprobar trabajos, con sus datos.
Límite de aprobación. El monto a partir del cual la oficina de la flotilla debe aprobar, aunque el chofer esté presente. Su taller y el cliente de flotilla lo acuerdan; el software solo lo guarda.
Reglas de orden de compra. Si se requiere número de orden de compra, y si una orden cubre un mes o cada trabajo.
Forma de facturación. A cuenta, con los plazos que usted fije, o pago al recoger.
Después, para cada orden de reparación de una cuenta de flotilla, exija:
Número de unidad tomado de la lista del propio cliente.
Kilometraje u horas al recibir el vehículo.
Número de orden de compra si la cuenta lo requiere.
Registro de aprobación. Quién aprobó, cuándo y por qué medio.
Una orden de reparación de una cuenta de flotilla no se puede cerrar sin estos campos. Esa sola regla hace la mayor parte del trabajo.
Arme el resumen por unidad y por periodo
Con el trabajo de flotilla marcado, el resumen de facturación es un reporte y no un proyecto. Para cada cuenta y periodo de facturación:
Por unidad. Cada vehículo, con todas sus órdenes de reparación, líneas de mano de obra y refacciones, y kilometraje.
Por orden de compra. Totales de cada orden de compra, para los clientes que concilian así.
Pendientes abiertos. Trabajo recomendado que se rechazó o se pospuso, para que la oficina de la flotilla vea lo que viene.
Saldo. Lo que se facturó a la cuenta, lo que se pagó y lo que está pendiente.
El resumen de flotilla y el mostrador pueden compartir el mismo sistema de gestión del taller. La diferencia es que las órdenes de flotilla llevan campos de cuenta y terminan en un estado de cuenta, mientras que las órdenes de mostrador siguen su curso normal de entrega y pago.
Conecte el sistema del taller con la contabilidad
La mayoría de los talleres ya tienen un sistema de gestión del taller y un software de contabilidad aparte. Los sistemas conectados pueden pasar las órdenes de flotilla cerradas a la cuenta de cliente correcta, para que los estados de cuenta y las cuentas por cobrar coincidan con lo que el taller realmente hizo. La automatización de negocios común puede generar el resumen del periodo con la frecuencia que su taller elija, enviarlo al contacto de la flotilla para su revisión y recordar al personal cuando el saldo de una cuenta rebasa sus plazos. Si el flujo de su taller es poco común, por ejemplo con precios mixtos de flotilla y mostrador o listas de inspección propias para flotillas, se puede delimitar software a la medida alrededor de los sistemas que usted ya usa.
Dónde ayuda la IA, y dónde se detiene
La IA puede redactar una nota de presentación en lenguaje sencillo para un resumen mensual, señalar unidades con reparaciones repetidas para que un asesor las revise o preparar una versión en inglés y en español de un recordatorio de trabajo pospuesto. Una persona revisa y envía cada mensaje. La IA no aprueba trabajos, no cambia precios, no fija plazos y no marca facturas como pagadas. El tratamiento fiscal y los términos de contrato quedan en manos de su contador y de sus acuerdos.
Por dónde empezar esta semana
Elija su cuenta de flotilla más grande. Revise las órdenes de reparación del mes pasado y cuente cuántas tienen número de unidad, orden de compra y una persona aprobadora registrada. Lo que falte le dirá qué campos exigir primero.
TwoQM construye sistemas conectados, automatización y software a la medida para talleres mecánicos. Si facturar a las flotillas significa una tarde de copiar y pegar cada mes, TwoQM puede delimitar un flujo que mantenga separados el trabajo de flotilla y el de mostrador, desde la recepción hasta el estado de cuenta. Precios explica cómo se delimitan las aplicaciones de negocio, los sistemas y el software a la medida.
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